認(rèn)證機(jī)構(gòu)受理多場所組織的管理體系審核是常有的事情。因?yàn)槠髽I(yè)涉及的多場所組織形形色色，多場所如何抽樣，即使是理解相關(guān)的認(rèn)證認(rèn)可規(guī)則且掌握審核抽樣方法，有時(shí)也會(huì)遇到一些棘手的問題。
因此，對(duì)于多場所組織，該如何理解認(rèn)證認(rèn)可規(guī)則、如何分析多場所組織是個(gè)實(shí)踐中經(jīng)常遇到的問題。筆者采取理論認(rèn)識(shí)和實(shí)例分析相結(jié)合的方式，提出多場所組織抽樣的方法，為認(rèn)證機(jī)構(gòu)和審核員開展多場所組織的管理體系審核，提供一些思考和借鑒。
一、什么是“多場所組織”
準(zhǔn)確理解“多場所組織”，需要理解場所、多場所、常設(shè)場所、臨時(shí)場所等基本概念。
首先，要思考什么是場所。這一概念在CNAS-CC 11《多場所組織的管理體系審核與認(rèn)證》3.1.1中給出了說明：場所可以包括所有土地，在其上的特定地點(diǎn)實(shí)現(xiàn)組織所控制的過程、活動(dòng)，包括任何相關(guān)聯(lián)或附屬的倉庫，用以儲(chǔ)存原材料、副產(chǎn)品、中間產(chǎn)品、最終產(chǎn)品和廢料，以及上述過程、活動(dòng)涉及的任何固定的或活動(dòng)的設(shè)備或設(shè)施。另外，如果法律有要求，場所的定義應(yīng)以國家或地方的相關(guān)注冊(cè)登記制度的定義為準(zhǔn)�？梢钥闯�，場所需要有一個(gè)特定的地點(diǎn)，這個(gè)地點(diǎn)需要開展相應(yīng)的過程和活動(dòng)，可能會(huì)有相應(yīng)的基礎(chǔ)設(shè)施、原材料和產(chǎn)成品等；同時(shí)，這個(gè)場所地點(diǎn)需要有一個(gè)明確的地址描述，地址描述以國家或地方的相關(guān)注冊(cè)登記制度的定義為準(zhǔn)。
其次，要理解“多場所組織”的定義。在CNAS-CC 11《多場所組織的管理體系審核與認(rèn)證》2.4對(duì)其給出了定義：某單一管理體系覆蓋的一個(gè)組織，其構(gòu)成包括經(jīng)識(shí)別的中心職能以及多個(gè)場所，中心職能（并不必須是組織的總部）對(duì)某些過程、活動(dòng)進(jìn)行策劃和控制，在多個(gè)場所（常設(shè)的、臨時(shí)的或虛擬的）中這些過程、活動(dòng)得到全部或部分實(shí)施。從定義來看，需要理解兩個(gè)關(guān)鍵詞，一個(gè)是“單一管理體系”，一個(gè)是“中心職能”。“單一管理體系”是指組織的運(yùn)行服從于統(tǒng)一的一個(gè)管理體系，“統(tǒng)一的一個(gè)管理體系”是指組織可能建立和實(shí)施一個(gè)管理體系標(biāo)準(zhǔn)或多個(gè)管理體系標(biāo)準(zhǔn)。因此，認(rèn)證機(jī)構(gòu)會(huì)受理建立一個(gè)或多個(gè)管理體系標(biāo)準(zhǔn)的多場所組織。在CNAS-CC 11《多場所組織的管理體系審核與認(rèn)證》2.5給出了“中心職能”定義是：“中心職能是指對(duì)管理體系負(fù)責(zé)并對(duì)管理體系集中控制的職能”，因此多場所組織是中心職能領(lǐng)導(dǎo)控制，并按照中心職能要求下建立一個(gè)統(tǒng)一的管理體系。
第三，既然是多場所組織，多個(gè)場所就存在多個(gè)地點(diǎn)，每個(gè)地點(diǎn)可能有全部（或）部分的活動(dòng)或過程，自然會(huì)存在常設(shè)場所和或臨時(shí)場所的情況。在CNAS-CC 11《多場所組織的管理體系審核與認(rèn)證》2.2和2.3中提出：常設(shè)場所是指客戶組織持續(xù)進(jìn)行工作或提供服務(wù)的場所（有形的或虛擬的）。臨時(shí)場所是客戶組織為在有限的時(shí)期內(nèi)進(jìn)行特定工作或服務(wù)而設(shè)立的場所（有形的或虛擬的），且該場所不準(zhǔn)備作為常設(shè)場所。
基于以上分析，我們可以理解為：多場所組織是指有中心職能且建立統(tǒng)一的一個(gè)或多個(gè)管理體系標(biāo)準(zhǔn)，存在多個(gè)地點(diǎn)，每個(gè)地點(diǎn)可能有全部或部分的活動(dòng)或過程，這些場所可能是常設(shè)多場所，也可能是臨時(shí)多場所，還有可能同時(shí)存在常設(shè)多場所和臨時(shí)多場所。
在CNAS—CC 11《多場所組織的管理體系審核與認(rèn)證》提到：一個(gè)多場所組織可以包含一個(gè)以上的法律實(shí)體，但該組織的所有場所應(yīng)與該組織的中心職能具有法律或合同聯(lián)系，并服從于單一管理體系；該管理體系應(yīng)由中心職能制定、建立并服從于中心職能的持續(xù)監(jiān)督和內(nèi)部審核，中心職能有權(quán)要求任何場所在必要時(shí)采取糾正措施。因此，認(rèn)證機(jī)構(gòu)與客戶組織進(jìn)行業(yè)務(wù)洽談時(shí)需要對(duì)“多場所組織”進(jìn)行全面了解，先判定申請(qǐng)認(rèn)證的組織是否為“多場所組織”。
初步判定申請(qǐng)認(rèn)證組織是多場所組織的3個(gè)基本條件：有中心職能存在；中心職能統(tǒng)一策劃管理體系；進(jìn)行集中的管理評(píng)審，服從組織的內(nèi)部審核程序。當(dāng)同時(shí)滿足這3個(gè)條件后，再運(yùn)用以下9個(gè)原則來了解多場所組織的現(xiàn)狀：
中心職能是組織的一部分并且不應(yīng)被分包給外部的組織；
中心職能是僅處于某個(gè)單一場所，還是會(huì)在多個(gè)場所辦公；
中心職能的活動(dòng)和過程、業(yè)務(wù)范圍及地點(diǎn)、有效人數(shù)、相應(yīng)的法律地位及資質(zhì)要求；
各個(gè)場所與中心職能的關(guān)系，如是總公司與子公司的關(guān)系，還是總公司與分公司的關(guān)系等；
各個(gè)場所其活動(dòng)和過程、業(yè)務(wù)范圍、地點(diǎn)、有效人數(shù)、倒班模式、法律地位及資質(zhì)要求；
各個(gè)場所是常設(shè)場所還是臨時(shí)場所；
中心職能和各個(gè)場所的活動(dòng)和過程，哪些存在非常相似的過程，哪些不存在非常相似的過程。
二、多場所抽樣
多場所審核抽樣的前提是基于可獲得信息的有限樣本，且必須證實(shí)管理體系有能力讓所有參與的場所達(dá)到預(yù)期結(jié)果。因此，結(jié)合多場所組織的實(shí)際情況，首先從適用于哪種抽樣方式開始考慮，確定場所審核抽樣的方法：
（一）三種情況的抽樣
第一種情況，當(dāng)多場所組織的每個(gè)場所均實(shí)施非常相似的過程、活動(dòng)時(shí)，此種情況可進(jìn)行多場所抽樣。
每次審核最少訪問的場所數(shù)量如下：
初次認(rèn)證審核：樣本量(Y)應(yīng)為場所數(shù)量（x）的平方根，計(jì)算結(jié)果向上取整為最接近的整數(shù)，即Y=√x ；
監(jiān)督審核：年度的抽樣量應(yīng)為場所數(shù)量的平方根乘以 0.6 ，計(jì)算結(jié)果向上取整為最接近的整數(shù)，即Y=0.6√x ；
再認(rèn)證審核：樣本量應(yīng)與初次審核相同。然而，如果證明管理體系在認(rèn)證周期中是有效的，樣本量可以減少至乘以系數(shù)0.8，計(jì)算結(jié)果向上取整為最接近的整數(shù)，即Y=0.8√x 。
第二種情況， 當(dāng)多場所組織存在以下幾種情況時(shí)，多場所不能抽樣：
所有場所實(shí)施的過程、活動(dòng)與管理體系的范圍有關(guān)且存在顯著差別；
客戶要求對(duì)每個(gè)場所審核；
有專門的方案或法規(guī)要求規(guī)定了系統(tǒng)性地對(duì)每個(gè)場所審核。如食品安全管理體系審核，不允許抽樣，每個(gè)多場所都需要被抽到。
上述情況下，初次認(rèn)證審核和再認(rèn)證審核應(yīng)包括所有場所。在監(jiān)督審核中，應(yīng)在每個(gè)日歷年覆蓋30%的場所（向上取整至整數(shù)）。每次審核都包括中心職能。第二次監(jiān)督審核選取的場所通常不同于第一次監(jiān)督審核所選取的場所。認(rèn)證機(jī)構(gòu)審核方案的設(shè)計(jì)應(yīng)確保在認(rèn)證范圍覆蓋的所有過程在每個(gè)周期內(nèi)被審核到。如果已獲證的企業(yè)在認(rèn)證證書有效期內(nèi)增加一個(gè)新場所，除了在審核方案中策劃監(jiān)督之外，新場所應(yīng)在被增加到證書中之前被審核到；在新場所納入證書后，認(rèn)證機(jī)構(gòu)確定后續(xù)監(jiān)督或再認(rèn)證審核的審核時(shí)間應(yīng)將新場所與以前的場所累積計(jì)算。
第三種情況，存在多場所組織處于上面兩種情況之間，它們的一部分場所運(yùn)行存在相似的過程、活動(dòng)，而其他場所特殊，不存在相似的過程、活動(dòng)（如產(chǎn)品或服務(wù)不同）。此種情況下，存在相似的過程、活動(dòng)的場所可以按照本文中的第一種情況進(jìn)行抽樣；存在不相似的過程、活動(dòng)的場所可以按照本文中的第二種情況考慮。
（二）選取樣本的考慮因素
樣本應(yīng)選取有代表性的不同場所，確保認(rèn)證范圍內(nèi)覆蓋的所有過程將被審核到。在所抽到的樣本中，至少25%的樣本應(yīng)隨機(jī)抽取。一個(gè)認(rèn)證周期內(nèi)，每次審核所選場所之間的差異盡可能大。在確定好抽樣數(shù)量時(shí)，針對(duì)可抽樣的場所，抽哪些場所，可考慮以下因素：
場所內(nèi)部審核、管理評(píng)審或以前認(rèn)證審核的結(jié)果；
投訴較多或是問題多、管理基礎(chǔ)薄弱的場所；
各場所在規(guī)模上的顯著差異；
在倒班安排和工作程序上的差異，如果生產(chǎn)同一個(gè)產(chǎn)品，有的有倒班，有的不倒班，可能倒班的要優(yōu)先考慮；
管理體系以及在場所實(shí)施過程的復(fù)雜程度；
上次認(rèn)證審核后的場所變化，新場所可能優(yōu)先考慮；
對(duì)于環(huán)境管理體系，考慮環(huán)境問題和環(huán)境因素及其關(guān)聯(lián)影響的程度；
對(duì)于職業(yè)健康安全管理體系，考慮活動(dòng)和過程相關(guān)的職業(yè)健康安全風(fēng)險(xiǎn)程度；
文化、語言和法律法規(guī)方面的差異，差異大的場所可能會(huì)優(yōu)先考慮；
地理位置的分散程度，每次審核時(shí)可考慮抽地理位置相近的場所；
場所是常設(shè)的、臨時(shí)的或虛擬的，如果存在常設(shè)多場所中包括臨時(shí)場所，按照抽樣原則抽常設(shè)多場所，針對(duì)某個(gè)被抽到的常設(shè)多場所，此場所的臨時(shí)場所也需要按照抽樣原則抽取臨時(shí)多場所。
三、“多場所組織”典型案例分析
正確理解“多場所組織”定義及掌握其抽樣方法后，更為重要的是要結(jié)合企業(yè)的多場所情況確定樣本。為了更好地理解“多場所組織”定義和抽樣方法，本文通過4個(gè)場景案例來闡述對(duì)其定義的理解和抽樣方法的運(yùn)用。
案例1
某混凝土集團(tuán)有限公司，其下屬6個(gè)攪拌站和1個(gè)砂漿站，認(rèn)證范圍是預(yù)拌混凝土和砂漿的生產(chǎn)，分別都有各自的場所，不在同一個(gè)地方辦公。集團(tuán)公司、6個(gè)攪拌站和1個(gè)砂漿站均為獨(dú)立法人，有各自的營業(yè)執(zhí)照。在行政隸屬關(guān)系上，集團(tuán)公司對(duì)下屬單位實(shí)施管理，它們建立了一個(gè)統(tǒng)一的管理體系，因此，混凝土集團(tuán)有限公司屬于多場所組織。一個(gè)認(rèn)證審核周期內(nèi)，按照抽樣原則，砂漿站和集團(tuán)公司職能部門每次審核時(shí)都要接受審核；初次認(rèn)證審核時(shí)抽3個(gè)攪拌站，年度監(jiān)督審核時(shí)抽2個(gè)攪拌站，通常情況下在一個(gè)認(rèn)證周期內(nèi)6個(gè)攪拌站均被抽到。
案例2
某化工企業(yè)，有兩個(gè)工作場所，坐落于同一個(gè)城市，即2個(gè)工作地點(diǎn)：一個(gè)工作地點(diǎn)在市區(qū)，主要是公司的一些職能部門；另一個(gè)工作地點(diǎn)在化工園區(qū)，是公司的生產(chǎn)部、動(dòng)力部及生產(chǎn)基地。雖然其有2個(gè)場所，因?yàn)樯a(chǎn)基地與公司的各職能部門并不是分、子公司的關(guān)系，生產(chǎn)基地和各職能部門在企業(yè)內(nèi)部是同層級(jí)承擔(dān)各自不同角色的2個(gè)部門，因此并不是真正意義上的多場所組織，認(rèn)證機(jī)構(gòu)需要摸清2個(gè)地點(diǎn)的工作內(nèi)容及所涉及的部門，不能對(duì)2個(gè)場所的部門進(jìn)行抽樣，核算審核人日數(shù)時(shí)也不能按照多場所組織審核人日數(shù)核算方法計(jì)算審核人日數(shù)，與認(rèn)證范圍有關(guān)的2個(gè)場所所涉及的部門及業(yè)務(wù)活動(dòng)都在認(rèn)證審核范圍內(nèi)，在認(rèn)證證書上要體現(xiàn)2個(gè)工作場所的審核地址。
案例3
某電源開關(guān)制造企業(yè)，生產(chǎn)ABCD4個(gè)產(chǎn)品，有4個(gè)分廠，2個(gè)工作地點(diǎn)，第一和第二分廠的工作地點(diǎn)在市區(qū)東邊，生產(chǎn)產(chǎn)品A；第三和第四分廠及公司的職能部門在市區(qū)西邊，生產(chǎn)產(chǎn)品B；經(jīng)了解每個(gè)分廠實(shí)際就是一個(gè)車間，各個(gè)分廠有分廠經(jīng)理，工藝設(shè)備生產(chǎn)各有一個(gè)技術(shù)員、生產(chǎn)班組。此種情況，按照多場所組織的定義來分析，實(shí)際并不是一個(gè)真正意義的多場所組織，核算審核人日數(shù)時(shí)也不能按照多場所組織審核人日數(shù)核算方法計(jì)算審核人日數(shù)，與認(rèn)證范圍有關(guān)的2個(gè)場所所涉及的部門及業(yè)務(wù)活動(dòng)都在認(rèn)證審核范圍內(nèi)，在認(rèn)證證書上要體現(xiàn)2個(gè)工作場所的審核地址。
上述情景，如果不是4個(gè)分廠，而是4個(gè)分公司，4個(gè)分公司的產(chǎn)品與生產(chǎn)地點(diǎn)與上述場景一致，唯一不同的是每個(gè)分公司下面又設(shè)置了部門和生產(chǎn)車間，公司及4個(gè)分公司建立一個(gè)統(tǒng)一的管理體系，此種情況可視為多場所組織，核算審核人日數(shù)時(shí)需要按照多場所組織審核人日數(shù)核算方法計(jì)算，與認(rèn)證范圍有關(guān)的2個(gè)場所涉及的部門及業(yè)務(wù)活動(dòng)都在認(rèn)證審核范圍內(nèi)，在認(rèn)證證書上要體現(xiàn)4個(gè)分公司的產(chǎn)品、地址等相關(guān)的信息。一個(gè)認(rèn)證審核周期內(nèi)，按照抽樣原則，公司職能部門每次審核時(shí)都要被抽到。初次認(rèn)證審核時(shí)AB兩個(gè)產(chǎn)品所涉及的子公司需要抽到，各個(gè)產(chǎn)品都有兩個(gè)子公司生產(chǎn)，按照多場所數(shù)量開根號(hào)的原則，4個(gè)子公司都需要抽到。第一次年度監(jiān)督審核時(shí)，AB兩個(gè)產(chǎn)品各抽一個(gè)子公司即可，第二次年度監(jiān)督審核時(shí)另外抽第一次監(jiān)督審核未抽到的子公司。
案例4
某機(jī)械制造集團(tuán)企業(yè)，生產(chǎn)4個(gè)產(chǎn)品，下屬各子公司各生產(chǎn)一個(gè)產(chǎn)品，各子公司在不同的場所辦公，集團(tuán)總部及一個(gè)子公司在同一個(gè)地點(diǎn)，另外3個(gè)子公司分別在3個(gè)地點(diǎn)。集團(tuán)及各子公司建立了統(tǒng)一的管理體系。集團(tuán)公司和各子公司屬于多場所組織，但因各子公司生產(chǎn)的產(chǎn)品不同，各子公司不存在相似的過程、活動(dòng)時(shí)，不允許對(duì)各子公司進(jìn)行抽樣。此種情形下，每次審核都要審到集團(tuán)總部，初次認(rèn)證審核時(shí)各子公司要接受審核，監(jiān)督審核時(shí)按照30%的比例（向上取整），即2個(gè)子公司被抽樣，第二次監(jiān)督審核抽樣的子公司不同于第一次監(jiān)督審核的子公司。
上述情景，如果不是4個(gè)子公司，而是12個(gè)子公司，12個(gè)子公司與集團(tuán)總部各自在13個(gè)不同的地點(diǎn)，其中有9個(gè)子公司生產(chǎn)的產(chǎn)品為同一個(gè)產(chǎn)品，3個(gè)子公司生產(chǎn)另外3個(gè)產(chǎn)品且每個(gè)子公司的產(chǎn)品不同。此種情況下，核算審核人日數(shù)時(shí)按照多場所組織審核人日數(shù)核算方法計(jì)算，存在一些場所可以抽樣一些場所不可以抽樣的情況。一個(gè)認(rèn)證審核周期內(nèi)，按照抽樣原則，公司職能部門每次審核時(shí)都要被抽到。初次認(rèn)證審核時(shí)同一個(gè)產(chǎn)品的9個(gè)子公司抽3個(gè)子公司，另外3個(gè)子公司都要抽樣；年度監(jiān)督審核時(shí)，同一個(gè)產(chǎn)品的9個(gè)子公司抽2個(gè)子公司，另外3個(gè)子公司抽1個(gè)子公司且這3個(gè)子公司兩次監(jiān)督審核抽樣應(yīng)不同。
結(jié)語
綜上所述，可知多場所組織的管理體系認(rèn)證審核抽樣的關(guān)鍵點(diǎn)包括：依據(jù)多場所組織的定義，準(zhǔn)確判定是不是多場所組織；摸清各個(gè)場所的審核范圍、管理界限、有效人數(shù)、地址、組織結(jié)構(gòu)設(shè)置、產(chǎn)品、法律地位、資質(zhì)許可等情況；摸清中心職能的組織機(jī)構(gòu)，中心職能對(duì)各個(gè)場所的管理權(quán)限、中心職能的法律地位、資質(zhì)許可等情況；與客戶確認(rèn)各個(gè)場所在認(rèn)證證書中的體現(xiàn)形式的需求；結(jié)合多個(gè)場所的情況，確定可以抽樣的多場所及不可抽樣的多場所，可抽樣的多場所和不可抽樣的多場所可按照本文所述的方法進(jìn)行抽樣。
來源：《中國認(rèn)證認(rèn)可》雜志 2023年第7期
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